ყველაზე ხშირად დაშვებული შეცდომები მეილით კომუნიკაციისას

თარიღი February 10, 2015
კატეგორია: საინტერესო სტატიები | Comments Off on ყველაზე ხშირად დაშვებული შეცდომები მეილით კომუნიკაციისას

მეილით კომუნიკაცია ბიზნეს ურთიერთობების განუყოფელი ნაწილი გახდა, რომელიც ხშირად უქმნის მკითხველს წარმოდგენას წერილის ავტორზე, განსაკუთარებით მაშინ, თუ ის უცნობია.

გაეცანით ყველაზე ხშირად დაშვებულ შეცდომებს და ნუ გაიმეორებთ მათ:

  1. წერილი მისალმებისა და სათაურის გარეშე.
  2. ყველა მეილს მაღალი პრიორიტეტულობის ნიშნის ქვეშ აგზავნით.
  3. მოითხოვთ დაუყოვნებლივ პასუხს (გახსოვდეთ, მეილი კომუნიკაციის შედარებით ნელი საშუალებაა).
  4. არასწორად იყენებთ To და CC ფუნქციებს.
  5. პასუხს აბრუნებთ ყველასთან, (Reply All) ერთის ნაცვლად (Reply).
  6. არ იყენებთ BCC ფუნქციას, როდესაც ერთმანეთისთვის უცნობ ადამიანებს უგზავნით შეტყობინებას.
  7. არ უთითებთ საკონტაქტო ინფორმაციას.
  8. აგზავნით შინაარსობრივად დაუსრულებელ მეილებს.
  9. იყენებთ ზედმეტად ფორმალურ ფრაზებს.
  10. უშვებთ გრამატიკულ შეცდომებს.
  11. იყენებთ ბრძანებით კილოს (შეწყვიტეთ ყვირილი!).
  12. ფიქრობთ, დიდი შრიფტი წერილს უფრო დამაჯერებელს ხდის. ამას ჯობს, ერთი და იგივე ფერის სხვადასხვა ვარიანტი გამოიყენოთ.
  13. აგზავნით დიდი მოცულობის წერილებს და განიცდით, რატომ არ გპასუხობენ.
  14. არ ახსენებთ კოლეგებს იმ მნიშვნელოვან მოვლენებს, რომლის საქმის კურსშიც თავად ჩააყენეთ.
  15. ძალიან ბევრ ინფორმაციას უგზავნით იმ კოლეგებს, რომლებიც ნაკლებად არიან დაკავშირებული საკითხთან.
  16. შესვენებიდან დაბრუნებული სათითაოდ პასუხობთ ყველა მეილს (გამოყავით პრიორიტეტული).
  17. უგზავნით მეილს უკან მჯდომ კოლეგას და ეკითხებით ვერბალურად, მიიღო თუ არა.
  18. პატივს არ სცემთ იმ ადამიანების დროს, ვისაც წერილს უგზავნით. შეამოკლეთ მეილები.
  19. გავიწყდებათ მთავარი – რას მოითხოვთ მეილისგან. ჩაწერეთ ეს შეტყობინების სათაურში.
  20. არ პასუხობთ უფროსის მეილებს.
  21. ერთმანეთში ურევთ პირად და პროფესიულ შეტყობინებებს.
  22. პასუხობთ მეილებს სამუშაო საათების შემდეგაც და ილუზიას ქმნით, რომ ყოველთვის ხელმისაწვდომი ხართ.
  23. უგზავნით შეტყობინებას საკუთარი გუნდის წევრს და ამ დროს CC–ში სვამთ კლიენტს.
  24. პასუხობთ მეილებს აფექტურ მდგომარეობაში. დაითვალეთ 10-მდე და შემდეგ უპასუხეთ.
  25. ყოველდღიურად უამრავ შეტყობინებას იღებთ იმ მომსახურებების შესახებ, რომელთაც არც კი იყენებთ. გათიშეთ ეს მომსახურება.
  26. გამუდმებით ამოწმებთ ახალი შეტყობინება ხომ არ გაქვთ. გადაამოწმეთ ეს საათში ან 2 საათში ერთხელ.
  27. აგზავნით პაროლებსა და სხვა მნიშვნელოვან ინფორმაციას შეტყობინების საშუალებით და იყენებთ იგივე მონაცემებს სხვა პროფილებზე შესასვლელად.
  28. ხშირად არ ცვლით პაროლებს. შეცვალეთ თვეში ერთხელ მაინც.
  29. მიუხედავად კოლეგების გაფრთხილებისა,  პასუხობთ “სპამებს” (დაზღვევის მიზნით).
  30. აგზავნით ისეთ მეილებს, რომელიც შეიცავს დისკუსიას სენსიტიურ თემაზე. წაიკითხეთ თითოეული მონაწილის შეტყობინება.
  31. არ იყენებთ ანტივირუსულ პროგრამებს.
  32. ასხვისებთ მესამე პირის საკონტაქტო ინფორმაციას მათი თანხმობის გარეშე.
  33. ენდობით ელ ფოსტის მისამართის ავტომატურად შევსების ფუნქციას და არ ამოწმებთ მას გაგზავნამდე
  34. ისეთ თანდართულ ფაილებს აგზავნით, რომელსაც სხვები ვერ ხსნიან.

 წყარო

კომენტარები

comments